Die drei grossen Herausforderungen der Impfzentren

In der Schweiz hat sich ein Gefühl der Erleichterung breit gemacht, eine Art kollektives Aufatmen. Vor einigen Wochen konnten viele Menschen einen Impftermin buchen. Schweizweit wurden mittlerweile über 1.75 Millionen Menschen vollständig gegen das Corona-Virus geimpft (Quelle: BAG, Stand 3.6.21), noch mehr haben bereits die erste Spritze überstanden. Die Impfzentren laufen auf Hochtouren. Innerhalb kürzester Zeit wurde die nötige Infrastruktur und genügend Ressourcen zur Verfügung gestellt. Keine einfache Aufgabe. Wir haben uns gefragt, welchen drei grossen Herausforderungen mussten sich die Impfzentren stellen und was beschäftigt die Zentren heute noch? Betreiber:innen haben uns die Antworten geliefert.

Viele Menschen beschreiben ihre Erfahrungen mit dem Impfprozess als angenehm und effizient. Einer unserer Teammitglieder hat seine persönliche Impferfahrung in einem Blogbeitrag geteilt. Auch er hatte nichts auszusetzen. Die Infrastruktur war durchdacht. Die Kundinnen und Kunden bewegten sich mühelos und schnell durch den Prozess. Kaum angekommen, steht man mit einem Pflaster auf dem Arm wieder draussen. Kleine Impfzentren (private Praxen oder Apotheken) führen um die 100 Impfungen pro Woche durch, während grosse Impfzentren tausende Impfungen pro Tag durchführen. Die Bereitschaft der Bevölkerung sich impfen zu lassen ist da. Das Tempo ist mittlerweile hoch.

Digitale Fitness und Geduld hilft Impfwilligen bei der Anmeldung. Diese erfolgt mehrheitlich online und generiert einen QR-Code. Mithilfe dieses QR-Codes sparen sich die Kundinnen und Kunden wie auch die Mitarbeitenden des Impfzentrums viel Zeit im Prozess. Diese IT-Infrastruktur in kurzer Zeit aufzusetzen, war eine Herausforderung und wurde von den einen Kantonen besser gelöst, wie von den anderen. Das zeigte unter anderem der LinkedIn-Post von Steven Neubauer, CEO der Comparis Group, der vor einem Monat auf LinkedIn seinen Frust über das Zürcher Impfportal mitteilte: «Ich freue mich sehr, dass ich mich nun für einen Impftermin anmelden konnte. Aber lieber Kanton Zürich – muss man es den impfwilligen Nutzer:innen wirklich so schwer machen? Ich muss Dutzende Impforte ausprobieren, bis ich einen freien Termin finde. Habe ich dann den ersten freien Termin gefunden, kann ich diesen nicht buchen, weil der zweite Termin in 4 Wochen nicht frei ist an diesem Impfort. Ernsthaft?» (Steven Neubauer, LinkedIn, 7.5.21). Ob Kantone oder Betreiber:innen, alle Helfenden waren mit unterschiedlichen Schwierigkeiten konfrontiert.

Im Verlauf der letzten Monate hat walkerproject Interviews mit Betreiber:innen von Impfzentren durchgeführt um sich ein Bild ihrer Situation zu machen. Vor allem Herausforderungen, die sie bereits bewältigen konnten und welche zukünftig noch anstehen, standen im Fokus. Krankenhäuser, Kliniken, Schwerpunktpraxen, Hausärzte, Messe- und Gemeindezentren. Es gibt nicht eine optimale Lösung auf die Problemstellung «X Personen pro Tag an einem Ort Y mit Z Ressourcen» zu impfen. Und so sind auch die Herausforderungen unterschiedlich, mit welchen die Betreiber:innen von Impfzentren konfrontiert sind.

Herausforderung 1: Flaschenhälse im Prozess

Engpässe im Prozess, oder auch sogenannte Flaschenhälse, können den Arbeitsablauf verlangsamen oder sogar behindern. Risiken für solche Flaschenhälse gibt es überall im Prozess. Angefangen mit der Anmeldung. Die Quote der Impfwilligen ist hoch und wächst rasant. Etwa 73% der Schweizer:innen wollen sich gegen COVID-19 impfen lassen (Quelle: swissinfo.ch, 08.05.21). Alle diese Anmeldungen entgegen zu nehmen ist eine Herausforderung und erfordert Ressourcen. Zudem kommen die Anmeldungen oft über mehrere Kanäle, wie zum Beispiel über die Hausärztinnen und Hausärzte, online Anmeldungen oder auch telefonische Anmeldungen.

Es überrascht nicht, dass die Angemeldeten zu früh im Impfzentrum erscheinen. Das liegt in unserer Schweizer Natur und es handelt sich schliesslich um einen wichtigen Termin. Interessant ist, dass dieses zu früh erscheinen für die Impfzentren zu Problemen führen kann. Die Personen, welche sich zu früh in die Schlange stellen verursachen Verspätungen.

Ein weiteres Risiko für Flaschenhälse bietet die Ruhezone. Nach der Impfung müssen die Personen für einige Minuten überwacht werden. In der Ruhezone gibt es eine beschränkte Anzahl Plätze. Sind diese belegt, kommt es zu Wartezeiten und Verzögerungen im ganzen Impfprozess. Die Anzahl Ruheplätze muss also auch hier genau bemessen und bei Bedarf aufgestockt werden.

Herausforderung 2: Personelle Ressourcen und das Zusammenspiel unterschiedlicher Berufsgruppen

Man hat es schon oft gehört. Während der ganzen Pandemie haben Gesundheitsinstitutionen mit personellen Engpässen zu kämpfen. Vor allem zu Beginn wurden Freiwillige gesucht und auch medizinisches Personal aus der Rente geholt. Um so eine hohe Anzahl an Kund:innen in den Impfzentren verarbeiten zu können, braucht es viel Personal. Es braucht nicht nur medizinisches Personal, sondern auch Personen für die Administration, IT, Logistik, Kommunikation, Leitung, etc. Dazu kommt, dass die Impfzentren ein Ablaufdatum haben. Heisst, für viele Personen ist die Anstellung in einem Impfzentrum lediglich für einige Monate geplant und somit nicht sehr attraktiv. Zusätzlich kommt das Personal aus verschiedenen Bereichen. Auf der einen Seite hat man Personal aus der Gesundheitsbranche, auf der anderen Seite aus der Gastronomie, Studierende und Arbeitssuchende.

Herausforderung 3: Impfdosen

Das scheint ein hartnäckiges Problem zu sein. In kürzester Zeit braucht man Millionen von Impfdosen. Die Warteliste für die Impfungen sind lange obwohl die Impfzentren bereit sind. Trotzdem gibt es immer wieder Engpässe in der Lieferung von Impfstoffen. Die Betreiber:innen von Impfzentren kämpfen dabei mit mehreren Herausforderungen. Der Erhalt von Impfdosen ist das eine Problem, jedoch müssen die Impfzentren auch darauf achten, dass sie genügend Impfdosen vom selben Hersteller für eine zweite Impfung haben. Es besteht jedoch Hoffnung, dass die Lieferengpässe überstanden sind. Immer mehr Hersteller steigen in den Markt ein. Dann wird der Markt mit genügend Impfstoff versorgt sein.

Jeder Tag ist ein Stresstest. Wie belastbar das System ist, musste jedes Impfzentrum für sich herausfinden. Die schwierigste Phase ist für die Impfzentren vorbei. Die gröbsten Schwächen im System konnten ausgemerzt werden. Aus unseren Interviews mit Betreiber:innen von Impfzentren ging hervor, dass es auch für sie ein Prozess des schnellen Scheiterns ist. Funktioniert etwas nicht, versucht man es auf eine andere Art. Das frühe Scheitern im Prozess erspart Kosten und Ärger. Genau deshalb konnten viele von uns gute Erfahrungen sammeln.

Die enorme Größe der Aufgabe, die sowohl auf der Nachfrage als auch auf der Dringlichkeit beruht, lässt wenig Raum für Fehler. Umso wichtiger ist es, Herausforderungen schnell zu identifizieren und entsprechend zu handeln. Alle befragten Betreiber:innen sind gut vorbereitet, um das Impfvolumen zu stemmen.

Im letzten Teil unserer Serie präsentieren wir einen leistungsfähigen und kundenfreundlichen Impfprozess und was wir aus der grössten Impfaktion der Schweiz lernen können.