Jobeinstieg in Zeiten der Krise, Teil 3

Teil 3: Krisenmanagement im Spital

Ein Erfahrungsbericht von Carla Walker, Junior Consultant bei walkerproject.

Nach den ersten beiden Wochen im neuen Unternehmen befanden wir uns mitten in der Corona-Krise. Die Bilder aus dem benachbarten Norditalien waren beunruhigend. Die WHO erklärte am 11. März 2020 den COVID-19-Ausbruch zur Pandemie. Schweizer Spitäler stellten sich auf die anrollende Corona-Pandemie ein und bereiteten sich auf eine Welle von COVID-19-erkrankten Patientinnen und Patienten vor. Das Team von walkerproject wollte sein Können und Wissen in dieser Krise produktiv einsetzen.

So kam es zu einer einmaligen Chance: walkerproject erhielt den Auftrag, zusammen mit den Freiburger Spitälern (HFR), ein „COVID-19 Command Center“ aufzubauen, um die Krise besser bewältigen zu können. Und ich war mittendrin.

Blitzstart

Von da an ging alles sehr schnell. Am Freitag wurde das Projekt vorgestellt und das Team zusammengestellt. Montagmittag, am 16. März, waren wir mit einem Team in Freiburg vor Ort. Es war mein erstes Projekt bei walkerproject und niemand wusste, was uns erwarten würde. Am gleichen Tag, an diesem Montag, stufte der Bundesrat die Situation in der Schweiz als „ausserordentliche Lage“ gemäss Epidemiengesetz ein. Ab Mitternacht galt der nationale Lockdown. Das konnte ich mir noch vor wenigen Tagen nicht vorstellen. Ein Gefühl von Dringlichkeit und Unsicherheit war bei uns allen zu spüren und ich war besonders nervös.

In Freiburg angekommen trafen wir auf hoch-motiviertes und engagiertes Personal. Trotz einer gewissen Nervosität war unglaubliche Energie zu spüren. Alle wollten helfen und alles schien möglich. Ich erinnere mich, wie eine Kollegin zu mir sagte: „Das ist nicht immer so in den Projekten.“ Wir richteten uns in einem Raum am Kantonsspital Freiburg ein. Ziel war es in den nächsten Tagen und Wochen eine operative Planungs- und Steuerungseinheit aufzubauen. Der Kern der Lösung war das „COVID-19 Command Center“, in welchem die richtigen Personen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten sollten, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Es gab mehrere Elemente, die das Command Center ausmachten. Den physischen Ort an sich, ein Kommunikationssystem, Problemlösungsprozesse, ein Cockpit mit den wichtigsten Daten und weitere Elemente sollten wir in Rekordzeit in gemischten Teams entwickeln.

Arbeiten in schnellen Lernschlaufen

Bereits Ende der ersten Woche hatten wir erste Prototypen bereit. Wir entwickelten schnell Lösungen und holten uns unmittelbar Rückmeldungen der Mitarbeitenden. Die Lösungen konnten so schnell getestet werden und wir verloren keine Zeit damit, lange an einer Version zu basteln. Bereits am zweiten Tag hatte der Krisenstab eine Vorlage für strukturierte, kurze Austausche. Diese waren anfangs noch chaotisch, aber am dritten Tag liefen sie besser und nach einer Woche waren die Austausche digital unterstützt und so fokussierter, problemlösungsorientierter und kürzer. Ein anderer Prototyp war das COVID-19 Cockpit. Nach wenigen Tagen projizierten wir die wichtigsten Kennzahlen durch eine einfache PowerPoint Präsentation an die Wand, wie zum Beispiel die Anzahl der COVID-19 PatientInnen im Spital oder wie viele Masken verfügbar waren. Anfangs sammelten wir noch alle Daten von verschiedenen Quellen manuell ein, während die IT daran arbeitete, diese Zahlen automatisch zusammenzuziehen. Trotzdem hatten die Zahlen auf den Bildschirmen bereits eine grosse Wirkung und halfen bei wichtigen Entscheidungen. Die Krise erforderte schnelle Reaktionen auf aufkommende Probleme und der Krisenstab war nun durch die verschiedenen Elemente besser in der Lage zu reagieren.

Lernen im Team, virtuell und vor Ort

Unsere Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice unterstützen uns jeden Tag. Dadurch wurden wir noch schneller. Es hatte immer jemand „Dienst“, der die Aufgaben aus Freiburg im Team im Homeoffice koordinierte. Wir schickten Videos und Berichte darüber, was wir erlebten, um das gegenseitige Verständnis herzustellen.

Vor Ort verbesserten wir uns täglich beim Einhalten der Hygiene-Massnahmen. Das zeigte sich auch beim Abendessen. Am ersten Abend sassen wir wie gewohnt alle zusammen an einem Tisch. Schnell lernten wir die Distanzregel umzusetzen. Schliesslich sassen wir im Hotelrestaurant alle an separaten Tischen und fanden auch das lustig. Zusätzlich erhielten wir einen Passierschein, der es uns erlauben würde, bei einer Ausgangssperre ins Spital nach Freiburg zu kommen. Ich kann mich noch erinnern, wie wir von Freiburg nach Zürich gefahren sind und die Strassen leer waren. Zum Glück mussten wir den Passierschein nie vorzeigen.

Mit einem Stufenplan in die Krise und wieder heraus

Mit den KaderärztInnen und den Führungspersonen des Spitals wurde ein Stufenplan entwickelt. Dieser zeigte auf, in welchen Schritten man dem steigenden Bedarf nach Beatmungsplätzen gerecht werden konnte. Dieser Plan wurde auf Basis der Prognosen des Kantonalen Krisenstabs entwickelt. Mit dem Übergang in die nächste Stufe wurde jeweils ein Bündel von Massnahmen umgesetzt, um die Kapazität für die Betreuung von COVID-19 Patientinnen und Patienten zu erhöhen. Der Plan wurde visuell dargestellt und im COVID-19 Command Center prominent platziert. Nachdem die Zahl der Hospitalisierungen von COVID-19 Patientinnen und Patienten zunächst stark zunahm, sank sie ab Anfangs April wieder, so auch schweizweit. Die SARS-CoV-2-Infektionen wurden durch die nationalen Massnahmen abgebremst. Somit fuhr man das COVID-19 Command Center schrittweise herunter. Einige Entwicklungen werden nach der Krise weiterbestehen.

Rückblickend wurde in kurzer Zeit viel erreicht. Ein Teil dieses Teams gewesen zu sein, erfüllt mich mit Stolz. Mit reichen Erfahrungen gehen die Freiburger Spitäler in Richtung Zukunft. Auch walkerproject ist auf diesem Weg. Nach fast zwei Monaten Home-Office und ausserordentlicher Lage im Unternehmen, begannen wir Anfangs Mai unseren Weg zu einer neuen Normalität.

Im letzten Teil unserer Serie „Jobeinstieg in Zeiten der Krise“ beschreiben Meriel Meiling, Nina Breitenstein und ich diesen Weg und fassen in fünf Punkten zusammen, wieso wir trotz Krise einen erfolgreichen Start hatten und was wir daraus gelernt haben.